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Online Buchungs- und Verwaltungstool für Schulungsmateral der Hilti Schweiz

Statt mühsam in einem komplizierten Excel-File Termine, Lieferzeiten und Schulungsmaterial zu verwalten, soll ein Administrations- und Buchungstool entwickelt werden. Dadurch sollen die internen sowie externen Prozesse optimiert und stark vereinfacht werden. Auf den ersten Blick eine einfache Aufgabe. Doch es müssen verschiedenste Spezialfälle berücksichtigt werden, die wiederum der Administrator in Einzelfällen überschreiben können muss, ohne dass das System "aus dem Takt" fliegt" …

Schulungsmaterial für Trainer

Die Hilti Schweiz bietet "Schulungsboxen" an, die von einem Trainer bestellt und für eine Schulung eingesetzt werden können. Eigentlich sind es keine Boxen, sondern ein riesiges Euro-Palette, was auch die aufwändige Transportlogistik erklärt. Zudem müssen natürlich Teile des Schulungsmaterials nach einem Training wieder rehabilitiert werden, was Vor/-Nachlaufs Zeiten benötigt. Eine Box kann also nicht immer direkt von einem Training zum Nächsten transportiert werden.

Bisher wurde die Disponierung dieser Boxen in einer komplexen Excel-Tabelle mit Makros gelöst. Was ein relativ hoher administrativer Aufwand für die Disponierung dieser Boxen zur Folge hatte. Möchte zum Beispiel ein Trainer eine Box reservieren war bisher ein Mail oder Telefon in die Zentrale nötig, um die Verfügbarkeit des Schulungsmaterials abzuklären bevor überhaupt die Schulung mit einem Kunden vereinbart werden konnte. In Zukunft wird der Trainer direkt durch Eingabe von Schulungstag und Schulungstyp(en) eine Auswahl an möglichen Terminen erhalten und diese im Anschluss auch direkt reservieren können.

Rahmenbedingungen des Administrationstools

  • Nutzung für Desktop sowie auch Smartphone (Responsive)
  • Verwaltung und Datenpflege (neue Boxen, Logisikzeiten) durch Administrator
  • Externer Zugang auf die Online-Plattform für Trainer
  • Benutzerverwaltung
  • Kalenderverwaltung

Die Entwicklung der Webapplikation

Auf Basis unseres hausinternen Frameworks für Webapplikationen haben wir eine Applikation entwickelt, welche die gesamte Administration des Schulungsmaterials übernimmt. Integriert wird auch ein Buchungstool mit Datums- und Verfügbarkeitsabfrage für die Trainer. 

Basis-Funktionen der Applikation:

  • Benutzerverwaltung für den Administrator
  • Kalenderfunktion für die Administration
  • Verwaltung von Boxen und Schulungstypen
  • Konfiguration von Standards wie Logistiktagen und Vor/-Nachlaufszeiten 
  • Einfache Terminreservation für Trainer
  • Dashboard

Umfassende Administration auf Desktop-Geräten

Das Kernstück dieses Tools ist die komplexe Kalenderansicht für die Administratoren. Diese Ansicht ermöglicht es, auf einen Blick alle Schulungstypen, Boxen mit Vor/Nachlauf und die Logistik-Tage in einer Übersicht zu sehen.

Die Kalenderfunktion wird zudem verwendet für:

  • Überschreiben von Logistiktagen und Vor-Nachlaufszeiten
  • Buchung von (mehreren) Schulungsboxen direkt via Kalender für die Administratoren
  • Das Löschen / Umschreiben / Verschieben von Reservationen
  • Überblick über die Auslastung
  • Verwalten von Sperrtagen

Bequemen Buchung des Schulungsmaterials via Mobile

Das Gegenstück zur Administration ist die Benutzeroberfläche für die Trainer. Mit wenigen Klicks soll der Trainer überprüfen können, ob am gewünschten Datum das benötigte Schulungsmaterial zur verfügung steht. Wenn alles in Ordnung ist, kann er gleich die Buchung vornehmen.

Das Administrations und Buchungstool ist Rollengesteuert. Das bedeutet, dass der Administrator sowie der Trainer das gleiche Backend nutzen. Zugleich kann so der Administrator die gleichen Funktionen wie der Trainer nutzen.

Dank dieser Lösung wurde der administrative Aufwand für die Verwaltung, wie auch die der Buchung von Schulungsmaterial, drastisch minimiert.