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Online Buchungs- und Verwaltungstool für Schulungsmaterial der Hilti Schweiz

Die Hilti Schweiz AG bietet Schulungsboxen an, welche von Trainern bestellt und für Schulungen verwendet werden können. Über Jahre wurde dieser Prozess, inklusive Terminen und Lieferzeiten in einem komplizierten Excel-File verwaltet. Langsam war die Zeit gekommen um das überdimensionierte Excel-File, welches an seine Grenzen gestossen ist, zu ersetzen. In Zusammenarbeit mit Hilti wurde ein Administrations- und Buchungstool entwickelt, welches den Prozess vollumfänglich abdeckt. Aufgrund der ganz spezifischen Anforderungen war eine Individualentwicklung unumgänglich.

 

Schulungsmaterial für Trainer

Genau genommen handelt es sich bei den Schulungsboxen nicht um Boxen, sondern um riesige Euro-Paletten. Dies hat eine aufwändige Transportlogistik zur Folge, welche dem ganzen Prozess zugrunde liegt. Zudem muss das Schulungsmaterials nach einem Training wieder nachgefüllt werden, was zu unumgänglichen Vor- und Nachlauf-Zeiten führt.

Die bisherige Lösung mit einem geteilten Excel-File voller Markos konnte mit den komplexen Anforderungen nicht mehr mithalten und hatte einen hohen administrativen Aufwand für die Disposition zur Folge. Zudem war die Fehleranfälligkeit des Excels sehr gross.

Anforderungen an die neue Administrations-Lösung:

  • Nutzung auf Desktop und Smartphone (Responsive)
  • Verwaltung und Datenpflege (neue Boxen, Logisikzeiten) durch Administrator
  • Abbildung von spezifischen Eigenheiten des Buchungs- und Disponierungsprozesses
  • Externer Zugang auf die Online-Plattform für Trainer
  • Benutzerverwaltung
  • Kalenderverwaltung

Die Entwicklung der Webapplikation

Auf Basis unseres hausinternen Frameworks für Webapplikationen haben wir eine Applikation entwickelt, welche die gesamthafte Administration des Schulungsmaterials ermöglicht. Integriert wurde auch ein Buchungstool mit Datums- und Verfügbarkeitsabfrage für die Trainer. 

Das Administrations- und Buchungstool ist rollengesteuert. Das bedeutet, dass der Administrator sowie der Trainer das gleiche Backend nutzen. Zugleich kann so der Administrator die gleichen Funktionen wie der Trainer nutzen.

Basis-Funktionen der Applikation:

  • Benutzerverwaltung für den Administrator
  • Kalenderfunktion für die Administration
  • Verwaltung von Boxen und Schulungstypen
  • Konfiguration von Standards wie Logistiktagen und Vor/-Nachlaufszeiten 
  • Einfache Terminreservation für Trainer
  • Dashboard

Umfassende Administration auf Desktop-Geräten

Das Kernstück der Lösung ist die komplexe Kalenderansicht für die Administratoren. Diese Ansicht ermöglicht es, auf einen Blick alle Schulungstypen, Boxen inklusive Vor- / Nachlauf und die Logistik-Tage in einer einzigen, zentralen Übersicht zu sehen.

Die Kalenderfunktion wird zudem verwendet für:

  • Übersteuerung von Logistiktagen und Vor-Nachlaufszeiten
  • Buchung von (mehreren) Schulungsboxen direkt via Kalender für die Administratoren
  • Das Löschen / Umschreiben / Verschieben von Reservationen
  • Überblick über die Auslastung
  • Verwalten von Sperrtagen

 

Buchungen des Schulungsmaterials via Smartphone / Tablet

Das Gegenstück zur Administration ist die Benutzeroberfläche für die Trainer. Mit wenigen Klicks soll der Trainer überprüfen können, ob am gewünschten Datum das benötigte Schulungsmaterial zur Verfügung steht. Wenn alles in Ordnung ist, kann er gleich die Buchung vornehmen.

Dank dieser Lösung wurde der administrative Aufwand für die Verwaltung, wie auch der Buchung von Schulungsmaterial, deutlich reduziert. Die Individualentwicklung führt damit zu vereinfachten Prozessen und zu einer stärkeren Nutzung des Angebots.

https://www.hilti.ch/sicherheitsschulung